【実装ガイド】ウェビナー自動化の仕組みを低コストで構築する

「いろんな施策を実行したいのに、人手が足りなくて…」

BtoBマーケティングのご支援をする中で、こうした人手不足の課題を頻繁に伺います。
unnameでは、戦略策定・施策実行を担うだけでなく、限られたリソースの中で成果を最大化するための「工夫」を見つけ出し、お客様の実行を支援しています。

本記事は、「もっとウェビナーをやりたいのに、人手が足りない…」というご要望に対し、高価なツールに頼らず、既存のツールを組み合わせて自動化の仕組みを構築したノウハウを、誰もが再現できる「実装ガイド」として具体的な手順に落とし込んだものです。

取り扱うツールが違っても考え方として応用しやすい内容ですので、ぜひ参考にしてみてください。

ウェビナーの自動化とは？

「ウェビナーの自動化」とは、その名の通り、ウェビナー運営にかかる多くの工数を削減するために、集客、申込管理、リマインド、配信といったプロセスの一部を自動化する仕組みのことです。

本記事では、この仕組みを用いて定期開催できるようにしたウェビナーを「自動ウェビナー」と呼びます。

自動化することによって運営側の負担が減るだけでなく、開催回数を増やせるため、顧客は「知りたい」と感じたタイミングから直近の日時でウェビナーを視聴できる、という大きなメリットがあります。

また、定期開催することでWeb広告を継続的に配信して集客したり、リード育成（ナーチャリング）のステップメールに組み込んだりといった、他のマーケティング施策とも連携しやすくなります。

もちろん全てのウェビナーを自動化すれば良いというものではなく、
サービス内容の説明や、自社サービスに関連した領域の基礎的な解説・ノウハウ発信といった、情報の鮮度が変わりにくい普遍的なテーマのウェビナーを繰り返し開催する場合などにおすすめしています。

オンデマンド配信で良いのでは？

「いつでも見られるオンデマンド配信でも良いのでは？」と思われるかもしれません。 確かに、運営コストを抑えられる点ではオンデマンド配信も良いかもしれません。

しかし、マーケティング施策として考えた場合、オンデマンド配信には次のようなデメリットが挙げられます。

1. いつでも見られるものは、見られない
   「いつでも見られる」という安心感は、視聴の緊急性を失わせ、結果的に「あとで見よう」と後回しにされてしまう大きな要因となります。

2. 適切なタイミングでフォローできない
   視聴者の「いつ見たか」というデータが把握しづらく、またバラツキがあります。セミナー視聴後のホットなタイミングでのフォローアップが難しくなってしまいます。

サービスの機能紹介のような短い単発動画であればオンデマンド配信も有効ですが、深く理解し学んでほしい「ウェビナー」という形式とは、相性が悪いかもしれません。

「自動」と「手動」の上手な使い分け

このように、ウェビナーと一言で言っても様々な形式があり、それぞれの特性を理解し、目的に応じて使い分けることが重要です。

手動（ライブ）ウェビナーがおすすめのもの

• 即時性が求められるトレンド解説や、法改正に関する情報など、「鮮度」が重要なもの

• 話題のゲストを招いた対談や、参加者とのQ&Aを重視する企画など、「限定感」を集客のフックにしたいもの

自動ウェビナーがおすすめのもの

• サービス内容の説明や、関連領域の基礎解説といった「普遍的」な内容で、繰り返し開催したいもの

• 顧客の関心が高まったタイミングでいつでも見てほしい、リード育成のための「受け皿」となるコンテンツ

それでは早速、具体的な構築手順を見ていきましょう。

自動化の全体像

今回は下記のツールを活用し、自動化します。

Zoomの擬似ライブ配信機能をベースに、Webサイトやフォームへの見せ方を調整することで自動化を模すものですので、Zoomは必須になります。
実装の難易度を下げるためにGoogle Apps Scriptがおすすめですが、Pythonなどでも実現可能です。

そのほかCMSのSTUDIOやCRMツールのHubspot、自動化ツールのZapierなどはそれぞれ別サービスを使っていただいても実現できる内容になっています。

すでに契約されているツールを活用してコストを抑えて実現しましょう。

利用するツール:

• Googleカレンダー

• Google Apps Script

• STUDIO

• HubSpot

• Zapier

• Zoom

構成図:

ステップ１：Zoomでウェビナーを設定する

1-1. 定期開催ウェビナーを設定

まず開催するウェビナーをZoomで設定します。

1. ウェビナー > 「+ウェビナーをスケジュール」をクリックします。

2. ウェビナータイプは「擬似ライブ」、レコーディング済みのウェビナーから対象となる動画を追加してください。

3. トピックにはウェビナータイトルを追加し、開催日時は初回の開催日時を追加します。

4. タイムゾーンにある「定期的なウェビナー」にチェックを入れ、実施頻度を決定します。週１回の曜日固定がおすすめです。終了条件は長めに1年後にしておきましょう。

5. 登録は「必須」にチェックを入れます。
   ラジオボタンは「一度の登録で出席する定期的なミーティングを 1 つ以上選択可能にする」を選択してください。

6. 認証は不要、オプションは全てチェックを外してください。Q&Aがデフォルトでついていますが、当日回答できないので外します。

1-2. メール配信設定

続いてウェビナーの詳細設定です。
この設定は必須ではありませんが、参加率の改善やその後のフォローを自動化するためにも設定しておきましょう。一度設定すると全ての開催回に反映されます。

今回は「メール設定」から下記の３点を設定します。

確認メール
件名を「（セミナータイトル）登録完了の御礼」などわかりやすいものに変更しましょう。

リマインダーメール
ウェビナー開始日時の1時間前、1日前の２回配信するのがおすすめです。
こちらも件名の変更をおすすめします。

欠席者のメール
ウェビナー終了日の1日後に配信するようにしましょう。
ウェビナー集客ページの案内をお送りし、再度登録を促すことをおすすめします。

本ウェビナーは毎週火曜日、木曜日に定期開催しています。
また次の機会でのご参加をお待ちしております。
https://unname.co.jp/seminar-event/xxxxxx

メール設定の他にも、待機室やアンケートなどの設定もありますが、ここでは割愛します。

ステップ２：Googleカレンダーで日程情報を生成する

Zoomで設定した開催日をHubspotや集客ページに表示させるために、日程情報をZoomとは別にGoogleカレンダーで生成します。
Zoomで開催日程を変更しても、Googleカレンダーを変えないとLPやフォームに反映されないので注意してください。

2-1. Googleカレンダーで「自動化専用カレンダー」を作成する

個人の予定と混ざらないように、この自動化のためだけの専用カレンダーを新規に作成します。

1. PCでGoogleカレンダーを開きます。

2. 左側の「他のカレンダー」の横にある「＋」アイコンをクリックし、「新しいカレンダーを作成」を選択します。

3. カレンダーに名前を付け（例: 公開ウェビナー「xxxxx」日程）、説明などを入力して「カレンダーを作成」ボタンを押します。
   ※自動化するウェビナーごとに設定が必要です。

2-2. カレンダーIDを取得・保管する

作成したカレンダーをプログラムから操作するために、固有の「カレンダーID」を取得します。

1. 左のマイカレンダーのリストから、先ほど作成したカレンダーにカーソルを合わせ、メニュー（︙）をクリックして「設定と共有」を選択します。

2. ページをスクロールし、「カレンダーの統合」セクションを見つけます。

3. xxxx@group.calendar.google.comのような形式の「カレンダーID」をコピーし、後で使うのでメモ帳などに貼り付けておきます。

2-3. 定期開催のウェビナー日程を登録する

作成した専用カレンダーに、ウェビナーの開催スケジュールを「繰り返しの予定」として登録します。

• 例: 「毎週水曜日の10:00」に設定する場合、任意の日付で予定を作成し、日付の下にある繰り返し設定で「毎週水曜日」を選択します。

ステップ３：Hubspotで登録フォームの受け皿を準備する

続いて、申込者が参加日程を選択するための項目（プロパティ）をHubSpotに作成します。
Googleカレンダーの情報をフォームに入れるための箱を作るようなイメージです。

3-1. HubSpotのカスタムプロパティ作成

7. 設定(⚙️) > プロパティへ進み、「プロパティを作成」をクリックします。

8. オブジェクトタイプは「コンタクト」、フィールドタイプは「ドロップダウン選択」または「ラジオボタン」を選択します。

9. [ポイント] 選択肢が空だと保存できないため、「選択肢を読み込み中」などのダミーの選択肢を1つだけ入れて保存します。この選択肢は後でZapierによって上書きされます。

10. 作成後、プロパティの「内部名」（例: webinar_date_selection）をコピーしておきます。

11. 作成したプロパティを該当するセミナーフォームに追加すればHubspot側の設定は完了です。

3-2. HubSpotのAPIキー（アクセストークン）を取得する

ZapierがHubSpotを操作するための「合鍵」となるAPIキーを取得します。

1. HubSpotの設定(⚙️) > 連携 > プライベートアプリへ進みます。

2. 「プライベートアプリを作成」ボタンをクリックします。

3. 基本情報タブで、アプリの名前（例: Zapier連携用）を入力します。

4. スコープタブに切り替えます。ここが最も重要です。

   検索窓に「crm.schemas」と入力して絞り込みます。

   表示された項目の中から、crm.schemas.contacts.write のチェックボックスをオンにします。（プロパティの選択肢を書き換えるためにこの権限が必要です）

5. 右上の「アプリを作成」ボタンをクリックし、警告を確認して作成を続行します。

6. アクセストークンが表示されます。このトークンは一度しか表示されないため、「コピー」をクリックして必ずメモ帳などに保管しておきます。

ステップ４：Google Apps Scriptで日程情報を変換する

ステップ２で作ったGoogleカレンダーの情報をLPへの表示とHubspot側に受け渡すためのZapier用に出力するプログラムを作成します。
必ず2つの別々のファイルとして作成してください。

4-1. ファイル1：STUDIO表示用 (HTML出力)

このスクリプトは、サイトに日程リストを表示するためのものです。

1. 新しいスクリプトプロジェクトを作成する

   ・Google Apps Scriptのページにアクセスします。

   ・左上の「新しいプロジェクト」をクリックします。

2. プロジェクトに名前を付ける

   ・左上の「無題のプロジェクト」をクリックし、分かりやすい名前（例: STUDIO日程表示用）に変更します。

3. コードを貼り付ける

   ・最初から表示されている function myFunction() { ... } という文字をすべて削除します。

   ・下記のコードを全文コピーし、空になったコードエディタに貼り付けます。
   ・貼り付けたコードの中にある YOUR_CALENDAR_ID@... の部分を、ステップ1-2で取得したあなたのカレンダーIDに書き換えます。（"を消さないように注意！）

4. スクリプトを「ウェブアプリ」として公開（デプロイ）する

   ・右上の青い「デプロイ」ボタンをクリックし、「新しいデプロイ」を選択します。

   ・左上の歯車アイコン⚙️をクリックし、種類で「ウェブアプリ」を選びます。

   ・「アクセスできるユーザー」の項目を、必ず「全員」に変更します。

   ・「デプロイ」ボタンをクリックします。

   ・表示された「ウェブアプリのURL」をコピーし、メモ帳に保管しておきます。これがSTUDIOで使うURLになります。

▼貼り付けるコード

コピペはこちらから>>

4-2. ファイル2：Hubspot出力（Zapier連携用 (JSON出力)）

このスクリプトは、Zapierに日程データを渡すためのものです。

• 上記の2-1. と全く同じ手順で、もう一つ新しいプロジェクトを作成します。（プロジェクト名は Zapier連携用 など）

• 貼り付けるコードは、以下のものを使用してください。

• 同様にカレンダーIDを書き換え、デプロイして発行されたWebアプリのURLをコピーし、保管しておきます。（ステップ6-2で使います。）

▼貼り付けるコード

コピペはこちらから>>

ステップ５：LPへの表示（STUDIOサイトへの埋め込み）

1. STUDIOのエディタで「埋め込み」要素を配置します。

2. 以下のコードを貼り付け、srcにファイル1のURLを設定し、heightで高さを手動調整します。
   <iframe src="ここにファイル1のURL" height="250px" style="width:100%; border:none;"></iframe>

ステップ６：ZapierでHubSpotの選択肢を自動更新する

ここはエラーが起きやすいので、各ステップでTestをしながら進めましょう。

Step1. Trigger：Schedule by Zapier

どの頻度でこのタスクを実行するか決めるものです。

毎週開催の場合は、週頭などに設定するのがおすすめです。月に１回であれば、月初で良いでしょう。

Step2. Action：Webhooks by Zapier > GET

日程情報を取得するタスクです。

1. URL: ステップ６で作成したファイル2（JSON出力用）のURLを貼り付けます。

2. テストを実行し、データが取得できることを確認します。

Step3. Action：Code by Zapier > Run Javascript

日程データをHubspotフォーム用に整形します。

1. Input Data:

   labels → ステップ2の Options Label をマッピング

   values → ステップ2の Options Value をマッピング

2. Code: 以下のコードを全文貼り付けます。
   コードはこちら>>

テストを実行し、resultという項目にJSON文字列が出力されることを確認します。

Step4. Action：Webhooks by Zapier > Custom Request

Codeステップで作成したデータをHubSpotに送信します。

• Method: PATCH

• URL: https://api.hubapi.com/crm/v3/properties/contacts/{propertyName}

  {propertyName}を、ステップ1で控えたHubSpotプロパティの内部名に置き換えます。

• Data: ステップ3「Run Javascript」のResultというデータをマッピングします。（このフィールドにResultだけを設定します）

• Headers:

  Content-Type | application/json

  Authorization | Bearer YOUR_PRIVATE_APP_ACCESS_TOKEN

  
  YOUR_PRIVATE_APP_ACCESS_TOKENは、HubSpotの設定 > 連携 > プライベートアプリで作成したアプリのアクセストークンに置き換えます。
  作成時、スコープでcrm.schemas.contacts.writeにチェックを入れるのを忘れないでください。

ステップ７：Zoom連携のZapを作成する

最後に、HubSpotフォーム送信とZoomを連携させます。
unnameの場合はセミナー登録の通知をSlackにも飛ばしています。

1. Trigger: HubSpot > New Form Submission
   対象となるウェビナーのフォームを選択してください。

2. Action: Zoom > Create Webinar Registrant

   氏名、メールアドレス等をマッピングします。

   Occurrence IDに、申込者が選択した開催日のデータ（valueの方）をマッピングします。

以上で、自動化設定は完了です！

完成したウェビナー集客ページはこちら
https://unname.co.jp/seminar-event/2507102

どんな挙動するかぜひ登録してみてください（セミナーも見てくださいね）

（動かない..！エラーが出て進めない！という方はご相談ください）

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実務の課題もあるが、戦略の課題が原因なのかもしれない....
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