BtoBウェビナー開催に不安がある方必見！ウェビナー企画~集客~開催のプロセスを一挙解説

「ウェビナーってどのように開催したらいいの？」
「ウェビナーを成功させるためには何をすべき？」
コロナが流行り出してからより一層注目されるようになったウェビナー。

確かに在宅で参加できることもあって、セミナーへの参加ハードルは下がったように感じられます。

しかし、ウェビナーを開催する方からしたら、今までやったことがないために、どのように進めたらいいのか分からないという方も多いです。

そこで、今回はウェビナーを成功に導くための企画〜開催までの流れや重要ポイントについて解説していきます。

ウェビナーとは

ウェビナー（Webinar）とは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を合わせて作られた言葉です。ウェビナー以外にオンラインセミナーと呼ばれることもあります。

ウェビナーは、インターネット上で開催される特性上、参加者がどこにいても参加できるという点が特徴です。

また、オフラインのセミナーとは異なり、匿名で参加できたり、カメラなしでも参加できたりするのは、ウェビナーならではだと言えるでしょう。

BtoBマーケにおけるウェビナーの目的としては、認知拡大や新規顧客へのリーチ、顧客理解の促進などがあります。

これらの目的によってウェビナーの内容を変えることで、より効果的なウェビナーとなります。ここ数年で主流となったウェビナーですが、効率的にリード獲得をすることもでき、BtoB企業にとっても目の離せない存在となってきました。

ウェビナーは、正しい方法で開催することでマーケティングや集客を効率化させることができます。

BtoB企業がウェビナーを開催する3つのメリット

BtoB企業がウェビナーを開催するメリットは多いですが、今回は以下の3つのメリットをご紹介していきます。

• 顧客のデータの収集に役立つ

• コストを抑えてマーケティングができる（費用・人員など）

• 会場に依存せず全国の顧客にアプローチできる

それぞれどういった部分でメリットになるのか見てみましょう。

①参加者のデータの収集に役立つ

ウェビナーを開催するにあたって、どのような人が参加するのかは最初は分からないかもしれません。
今後ターゲットを絞っていくためにも、参加者の属性などは把握していく必要があります。

では、どのようにして参加者のデータを取るのでしょうか。

実は簡単で、参加する際の条件として応募フォームを作成しておくだけです。このフォームに会社名や役職、アドレスなどを記入してもらうようにしましょう。

これだけで、実際に参加するしないに関わらず、データを取ることができます。
オフラインセミナーでは、来場した際に書いてもらうケースもありましたが、ウェビナーでは取り逃しがなく、効率的にデータを収集することができます。

データを見返すことで、今後のターゲットの選定やウェビナーの内容を精査することができますし、何よりもリードの獲得に繋がることでしょう。

②コストを抑えてマーケティングができる

ウェビナーはあらゆる面でコストを抑えることができます。
費用面でいえば、まずは会場費がかかりません。機材のレンタル費や資料の印刷代なども不要です。

これだけでも相当な費用削減につながります。

さらに、オフラインセミナーでは必要となる、会場の案内や受付担当もウェビナーでは必要ありません。
少ない人員で開催できるのはウェビナーだからだといえます。

このように、少ない費用、少ない人員で開催ができるのは、ウェビナーの大きなメリットです。
部署内の予算や人数が少なくても、効果的にマーケティングを行うことが可能です。

③会場に依存せず全国の顧客にアプローチできる

BtoB企業がオフラインセミナーを開催しようとすると、会場に来ることのできる範囲の人が対象となってしまいます。
そうなると、どうしても回数を重ねていくごとに参加者が減っていってしまうもの。

しかし、ウェビナーであれば、全国どこにいても参加することが可能になります。つまり、全国の参加者が見込み客となりうるのです。

当然、参加できる人が多くなれば、その分認知拡大や商談数にもつなげやすくなります。

BtoB企業開催ウェビナーのデメリットは「顔が見えないこと」

BtoB企業がウェビナーを開催するデメリットとしては、参加者の顔が見えない点です。

参加者の顔が見えないということは、何を考えているのか（理解が追いついていないか）やコミュニケーションを取る際のハードルになります。

特に、専門的な分野を取り扱うウェビナーであれば、質問などがしやすい環境の方が理解度は深まりやすいでしょう。

ただ、ウェビナーの後に質疑応答の時間を設けたり、ウェビナー終了後のアンケートで質問を受けたりすることで、ある程度解消することができます。

また、顔が見えないため参加者の温度感が下がりがちなのもウェビナーのデメリットです。

参加するハードルが低くなる一方で参加者の本気度も下がり、ウェビナー内容に集中してくれなかったり、離脱もしやすくなってしまいます。

離脱率の確認や実施後アンケートを行うことで、、ウェビナーの内容を改善を繰り返すことも時には重要です。

参加者の満足度にもつながる部分になるため、上手く改善しながらウェビナーを開催していくことをおすすめします。

ウェビナーとオフラインセミナーの違いとは

ウェビナーとオフラインセミナーにはそれぞれ、どのような違いがあるのでしょうか。

それぞれの違いを比較してみましょう。

ウェビナーは、基本的にオンラインで行われるため、時間や場所を選ばずに開催することができます。
参加人数も少人数～大人数まで、幅広い範囲で対応することが可能。

会場費を探したり、契約したりする必要がなく、大がかりな機材の準備も必要ないため工数や開催費用はオフラインセミナーよりも抑えることができます。

一方で、顔出しをしない参加者も多いため、コミュニケーションはやや取りにくいかもしれません。
音だけ聞いて、別作業をしているという「耳だけ参加」する方も多い傾向にあります。

都度、ウェビナー内に参加者に問題・質問を投げかけるようなコミュニケーションをとってみたり、ウェビナー内で質疑応答などの時間を設けてあげると、コミュニケーションの部分はある程度解消されるでしょう。

マーケティング目的別に見るウェビナーの開催形態

マーケティングの目的によって、ウェビナーの形態も変わります。目的を達成するためにどのような形態が良いのかを精査しましょう。

ウェビナーの開催形態によって、内容の伝わり方や参加者の理解度が異なってきます。そのため、どのような形態で開催するのかは非常に重要です。

ウェビナーの開催形態には以下のようなものがあります。

カンファレンス

自社の名前やサービスなどを知ってもらうために行われる規模が大きく、参加者も多いウェビナー形態です。

より多くの人が理解しやすいような内容にする必要があるため、広義的な内容であったり、初心者でも追える内容になることが多くなっています。

コミュニケーションを取ることが困難なため、進め方や内容についてはブラッシュアップしておく必要があるといえるでしょう。

共催セミナー

同業種の会社や協業している会社などと一緒に、業界のトレンドやノウハウについて発信します。

お互いの顧客を共有することができ、参加者も複数の講演者から話しが聞けるため、満足度が高くなるのが特徴です。

一方で、複数社が参加する共催の場合には、自社の印象が薄くなってしまうことも少なくありません。
そのため、どのように自社の紹介をするのかも勝負のカギとなります。

少人数勉強会

少人数で行われることから、ターゲットを絞って開催することができます。参加者に聞きたい内容などを事前にヒアリングしてウェビナー内容に反映することも可能。

ウェビナーの途中に質疑応答などもしやすく、より専門的な内容についても触れられるのが特徴です。
自社のサービスなどに興味関心があり、ある程度確度の高い参加者を集めたい際に効果的だといえるでしょう。

…

一例ではありますが、上記のようにウェビナーの開催形態によって参加者も進め方も変わってきます。

自社にはどのような形態が合っているのかを考えて、開催するのかを考えることが成功への近道です。

それぞれ試しながら進めていくというのもひとつの方法として候補に入れておきましょう。

リアルタイム配信とオンデマンド配信の特徴

ウェビナーは配信形式を変えることもできます。配信形式は「リアルタイム配信」と「オンデマンド配信」の2つに分けられます。

それぞれ特徴を見てみましょう。

リアルタイム配信は質疑応答なども可能

ウェビナーを開催している多くが、このリアルタイム配信をしています。

運営者も参加者も決まった時間に参加する必要がありますが、同じ時間を共有しているからこそコミュニケーションも取りやすくなります。

さらに、後で見るということができないため、申し込みした人の参加率も高くなるのが特徴です。

リアルタイムであるがゆえに、機材トラブルなどに弱いという欠点はありますが、事前に配信環境を整えておくことができれば大きな問題にはならないでしょう。

オンデマンド配信はいつでも見ることができる

オンデマンド配信は、録画したものを見せる配信のため、参加者は好きな時にいつでも視聴することができます。

また、録画したものは事前に確認することもできるため、場合によっては編集などを加えてより見やすいものを提供することも可能です。

その場での質疑応答などはできないですが、その分より多くの人に参加してもらうことができ、認知拡大や理解度の向上につながります。

また、ウェビナーをストーリー形式（入門編→応用編など）にすることで、継続的な視聴も見込めることができるのもオンデマンド配信の特徴です。

一度の録画で済むため、工数もかからず配信することができます。

ウェビナーの企画、準備は5W2Hで考える

ウェビナーを行うには、企画や事前の準備が重要になります。しっかりと準備をしているかどうかで参加者の満足度も変わり、比較検討してくれるかにもつながります。

企画や準備の方法として5W2Hで考えてみると、整理をすることができます。

では、この表の手順に則って企画〜準備までの流れを解説していきます。

【Why】ウェビナーを行う目的の言語化・整理

ウェビナーを行うにあたって、どのような目的があるのかをまずは整理しておきましょう。

認知拡大なのかリード獲得なのかナーチャリングなのか、目的によって企画も大きく変わってきます。
自社の必要としているところに合わせて、ウェビナーを行う目的を明確化しましょう。

基本的には以下の3つがウェビナーの目的として挙げられることが多いです。

• 認知拡大

• リード獲得

• リードナーチャリング

認知拡大

認知拡大はウェビナーを行うことで、名前を知ってもらい、比較検討の際に候補としてあげてもらいやすくなります。

名前を知っている企業とそうでない企業であれば、名前の知っている企業の方が安心感が醸成され、成約率も高くなることでしょう。

さらに、位置づけとして「A社＝BtoBマーケの会社」というような形で覚えてもらえると商談なども有利に進めることができます。

ウェビナー企画方針例：初心者向けの内容や多くの人が共通して抱える課題の解決方法を伝える

リード獲得

リード獲得は、ウェビナー内容が「ウェビナーに参加することで、現在抱えている悩みや課題が解決されそう」だと思ってもらうことが目的です。

ウェビナー申し込み時の企業情報を得ること、ウェビナー参加後のアンケートで課題の深さや検討状況のデータを獲得することで、将来的に顧客になってもらうための接点を持つことを目指します。

ウェビナー企画方針：多くの人が抱える課題に対してどのような解決策があるかを提示する

リードナーチャリング

リードナーチャリングは、既に知ってもらっている方に対して、興味・関心を高めてもらうことが目的です。

ウェビナーを通じて、より魅力的に感じてもらい、最終的に成果につながるようにアプローチをします。

リードを獲得しても、リードナーチャリングを行わなければ「ただの連絡先を知っている人」でしかないので、今まで時間をかけて獲得したリードも無駄になってしまうので、効果的にウェビナーを活用しましょう。

ウェビナー企画方針：自社の製品やサービスを使うことで、具体的にどんなメリットがあるか知ってもらう

【Who】ターゲットの整理

ウェビナーの企画を考える際には、誰に情報を届けるかを決めることが最も大切です。

ターゲットがどのような人で、どういった情報を求めているのか、どういった内容のウェビナーなら参加したいと思うのかを整理しておきましょう。

たとえば、ある程度自社のサービス提供領域に対する知見があるような層がターゲットの場合、ウェビナーの内容は基本的な情報については省いても良いかもしれません。

ターゲットを考える際には、目的を思い出しながら書き出すことで、目的に合ったターゲットの選定をすることができます。

参加者が抱える悩みの段階に関しては以下のようなものを参考にすると分かりやすいです。

【How】ウェビナー形態の検討

目的やターゲットが定まったら、ウェビナーの開催形態を考えます。

一例ではありますが、以下のように使い分けをすることができるため、参考にしてみてください。

それぞれの目的に合わせて、ウェビナーの開催形態も変えていくようにしましょう。

段階を踏んで徐々にシフトさせていくのもひとつの方法です。

【What】テーマ決め、資料作成

開催形態まで決まったら、ウェビナーの企画を練っていきます。開催する際のテーマを決めて、それに沿って資料の作成を進めます。

テーマはターゲットに合っているものの中で、自社で解決できるものを選ぶとリード獲得やナーチャリングにもつなげやすくなるでしょう。

テーマ決めのコツ

テーマ決めのポイントとしては、以下の点が挙げられます。

• タイトルを先に決める（なるべく明確にしておくとよい）

• ターゲットが自分だと認識できるようなコピーを盛り込む

• ターゲットからよく聞く悩みから抽出する

• 自分の得意領域（エッジの効かせられる）に絞る

• 過去の自分や顧客、後輩など想定参加者をイメージする

ウェビナー資料作成のコツ

資料作成に関しては、誰が見ても分かりやすいものを心がけて作成していくことが大切です。
事例などを交えることで理解度も深まるため、上手く挿入してみてください。

資料作成のポイントは以下の点です。

• プロットをまず作る（いきなり資料作成しない）

• 順序が論理的かを確認する

• 情報を詰め込みすぎない（視認性を高くする）

• クオリティ ＜＜＜＜ 伝わるかどうか

少人数で行うようなウェビナーであれば、ワークタイム的なものを挟むことで、より内容の濃いウェビナーを開催することができます。

【When・Where・How much】日程決め・配信環境の準備

企画まで固めることができれば、あとは日程を決めて、配信環境の準備をするだけです。

日程に関してはターゲットに合わせて決めることもありますが、全員に合わせることは難しいため、ある程度は自社の裁量で決めてしまっても問題ありません。

BtoB企業の場合、多くは出社時間にウェビナーに参加するため、平日に開催する方が無難でしょう。

When（どの時間帯に実施するか）について

目安として時間ごとの特徴をまとめておきます。

When・How much（配信環境と相場）について

配信環境に関しては、ZOOMやGoogle ハングアウトをはじめ、以下のように多くのツールがあります。

それぞれの特徴があるため、使いやすさや機能を比較して最適なものを選ぶようにしましょう。
ツールによって利用料も異なるため、予算に応じて選ぶことも大切です。

ウェビナーを始めるにあたって、配信環境に関しても気にされる方は多いです。
初期の頃などはPCのみで基本的にOK。実質コストをかけずに始めることも可能です。

しかし、本腰を入れて運営していくのであればカメラやマイク、照明などもしっかりとしたものを揃えるのが理想的でしょう。

必要なもののリストは以下のようなものになります。

全てを揃える必要はありませんが、★マークのものは中でも優先的に揃えた方が良いものです。

アンケートなどを取って、どの点が不足しているか検討しながら拡充していくのもひとつの手です。

ウェビナーの集客方法は主に4つ

ウェビナーを開催しても、参加者が集まらないのであれば意味がありません。
では、どのように集客をしたら良いのでしょうか。

集客方法としては、既存の顧客への告知やSNSでのシェアなどが主流になってきています。

どの方法でも言えることですが、ウェビナーの告知には、参加するかどうかを迷っている人に情報を分かりやすく伝えることが大切です。

開催時間や参加方法、内容などについては最低限触れるようにしてあげると、集客効果も上がります。どんな集客方法があるのか見てみましょう。

メールマガジンでの告知

メールマガジンに登録している人の多くは、既に自社について知っている人で、ある程度関心も持っていることがほとんどです。
また、過去にリードとして獲得している方々についても同様です。

「自分で質問するまでもないけど、知りたい内容に触れているから参加してみたい」という人も中にはいるでしょう。

リーチできる層は基本的に登録している人のみになってしまいますが、既に知っていることもあり、参加してくれる人が多く、リードナーチャリングとして有効です。

メールを受け取った方の知人や同僚への間接的なリーチ（口コミ）も期待できます。

SNSシェア

SNSでのシェアも集客には効果的です。

リツイートやシェアなどによって拡散が見込めるほか、ウェビナーに関して情報収集している人が検索してたどり着くこともあり、普段リーチできない層にもリーチすることができます。

著名人が登壇する予定の場合は、登壇者からも告知してもらうようにすると、より集客の効果を見込むことができます。

また、Twitter広告やFacebook広告を出稿することで、より多くの人へ告知しているウェビナーも増えています。

オウンドメディアでの導線

オウンドメディアでウェビナーへの導線を引いておくことも重要です。

オウンドメディアを見ているということは、既に何らかの形で興味を持っているか、課題を感じてくれていることが考えられます。

そういった人にも告知をしておくことで、集客につなげることが期待できます。
記事などを作成している場合には、アクセスがあるページやウェビナー内容に関連するページに導線を引いておきましょう。

導線を確保する際には、バナーなどのクリエイティブを用意し、ウェビナーの内容などをターゲットに興味が持たれるように記載しておきましょう。

イベント告知サイトでの告知

ウェビナーが主流になってきたこともあり、最近ではウェビナー用のイベント告知サイトもあります。

ウェビナー告知サイトにアクセスしているということは「参加したい」という意志があるため、求めているものに合っていれば申し込みをしてくれる人も多いです。

一方で、競合も多くなるため、自社のウェビナーで得られることや内容について詳細かつ魅力的に書いていないと埋もれてしまう可能性もあります。

そのため、要件をしっかりとまとめてから出稿するように心がけましょう。

ウェビナー当日運営も気を抜かない

集客まで完了して、あとは当日を迎えるのみとなった場合でも、まだまだ気を抜くことはできません。

当日の流れもしっかりと確認して準備することを忘れずに行いましょう。当日までの注意点をご紹介します。

参加率改善のためのリマインド

まずは、ウェビナー当日の朝に参加申込者にリマインドをしましょう。
このリマインドがあるかないかだけで、参加率も大きく変わります。

当日の朝にすると、メールチェックの時間やスケジュールチェックの際に漏れなく見てもらえる可能性が高くなります。

また、リマインドは当日の朝だけでなく、前日や数日前にするのも効果的です。
申し込みをしてから時間が空いてしまっているようなウェビナーの場合には、特に気を遣ってあげると参加率も高くなります。

本番の流れを確認、練習もしっかり行う

本番の流れは一般的に「登壇者紹介→アジェンダ→本編→質疑応答やアンケート」という流れが多いです。

ウェビナーの本編に関しては、事前にロープレなどをしておくと、本番も焦らずに済みます。

録画を行い

• 参加者が聞き取れる話のスピードになっているか

• 資料内の文字や図は見れるか

• 音声は聞き取りやすいか

などチェックしておくとさらに良いです。

また、想定されるような質問がある場合には、事前にQ&Aを作成したり、回答を用意しておくとスムーズに振興でき、満足度も高くなります。

必要に応じて、自社製品やサービスの告知をすることも忘れずに行いましょう。

当日の不意のトラブルに備える

ウェビナー当日は、機材トラブルなどがないように、開催前にチェックをしておく必要があります。

社内の別のデバイスからアクセスして、映像や音声に問題がないかを確認しておきましょう。

また、参加者がそろってから、開催する直前に問題がないかを参加者に確認することも大切です。

そのほか、想定されることとしては、参加者自身が周りに不快に感じるようなチャットを送ったり、マイクがオンになっていて雑音が入ってしまったりすることもあります。

ツールによって一括で管理できる場合には、事前に設定をしておいて、管理ができない場合にはルールとして事前に参加者に確認してもらうようにしましょう

また、画面共有をする場合は

• 意図しない画面が映らないようにする

• ブラウザ上のタブを消す

• チャット等のメッセージ通知を止める

など最低限の配慮を行いましょう。

最悪の場合、参加者からの信頼を落とす可能性があります。

ウェビナー開催後のフォローが肝心

ウェビナーを開催し終えたら、参加者に対して上手くアプローチをしていくことが重要です。

まずは、お礼のメッセージを送ると自然です。お礼メッセージは今後の関係の発展へつなげることを意識します。

ポイントは大きく3つです。

1. 当日中にお礼メッセージを送る

2. ウェビナーの内容をおさらいするような形にする

3. 次のウェビナー案内など関係性を構築するアクションを入れる

上記のポイントを網羅して、できるだけ忘れられないように接点を作っておくことを意識してみてください。

アンケートの回答をウェビナー内で行わない場合には、ここでアンケートに回答してもらうことも可能です。

アンケートはなるべく回答しやすいように、最低限の項目で構成しましょう。

アンケートの結果から、ネクストアクションを決めることもできるため、集計後のフォローアップに役立ちます。

ウェビナーを成功させたいなら、しつこく繰り返し改善をしよう

ウェビナーを成功させるためには、抑えておくべきポイントがあります。

前提として1回のウェビナーで思ったような成果が出るということは、ほとんどありません。

何回か行っていくうちに内容も精査され、ウェビナー自体の認知度も上がっていくものです。そこを踏まえてポイントを見ていきましょう。

1回だけでなく継続して行う

ウェビナーは1回で終わらせるのではなく、定期的に行うようにしましょう。

1回だけでは認知拡大やリード獲得といった目的を達成することは難しいです。

回数を重ねることで、内容がブラッシュアップされ、参加者の満足度も高くなります。
また、定期的に開催することで、セミナー自体の認知度も上がっていきます。

「今回は日程が合わずに参加できなかったけど、次回は参加してみよう」と参加につながることも多いです。
気になる内容のウェビナーがあるかを定期的に確認する人も少なからず存在します。

中長期的にどのくらいの人を集客したいか考えて、継続してウェビナーを組んで行くことをおすすめします。

毎回ウェビナーの振り返りを行う

ウェビナーが終わったら、振り返りを必ず行うようにすると完成度が高くなっていきます。

自己の振り返りも大切ですが、参考になるのはアンケートです。

どういった内容が足りていなかったのか、どの部分が分かりにくかったのかをコメントなどから紐解くことで、次回のウェビナーに活かすことができます。

参加者からのフィードバックを全て反映することは難しいですが、同じような内容がある場合には積極的に修正しても良いかもしれません。

回数を重ねるごとに、より良いウェビナーとなるよう振り返りは毎回行いましょう。
ウェビナーの内容だけでなく、告知方法やバナーに関しても振り返ることができるとベストです。

さいごに

ウェビナーを開催して成功させるには、企画などの準備段階が大切です。
まずは全体の流れを把握して、5W2Hをもとに計画を立てることから始めましょう。

どのような目的で、どのような人に参加して欲しいのかをしっかりと考えることで、自社が必要としている層に届けることができます。

全体の流れに沿って進めることができれば、あとは振り返りをして、PDCAを回すのみです。
改善点を洗い出し精査していけば、より精度の高いウェビナーを作ることができるでしょう。

unnameでは、効果的なウェビナー運営を、マーケティング戦略にもとづいてアドバイスすることが可能です。

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